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現代人普遍感到忙碌與焦慮，根本原因之一往往不是工作量，而是試圖用大腦同時記住所有事情。David Allen 在《搞定》（Getting Things Done）中提出一個核心洞察：大腦天生擅長思考與創造，卻非常不擅長儲存待辦清單。當我們強迫大腦記住幾十件事，它就會持續發出提醒訊號，即便我們正在休息也無法停止。Allen 將這種狀態稱為「心理雜亂」（mental clutter），並用書桌來比喻：整潔的書桌讓人專注，雜亂的書桌讓人無從下手；心智也是如此。每一個沒被完成的任務，都形成一個「開放迴圈」，大腦會不斷重播它，直到你採取行動或將它安全存放為止。

GTD 方法的起點是「捕捉」（Capture）。Allen 要求你把所有佔據注意力的事物，無論大小、重要與否，一律寫進一個「inbox」，可以是筆記本、手機備忘錄或任何數位工具。關鍵不在工具，而在習慣——只要腦中浮現任何任務或想法，立刻寫下，不做判斷。許多人在第一次執行這個步驟時，會驚訝地發現自己積壓了五十甚至一百個未解決的念頭。當這些念頭被移出大腦、放入系統，大腦才能真正相信「這件事安全了，不用一直提醒我」，進而開始放鬆。

捕捉之後，下一步是「釐清」（Clarify）。Allen 指出，許多人的任務清單之所以令人壓力大，是因為上面寫的都是模糊的字眼，例如「專案」、「健康」、「房子」。這些詞語無法被執行，大腦看了不知道從哪裡開始，於是選擇逃避。釐清的核心問題是：「下一個具體的物理行動是什麼？」「健康」應該變成「打電話給診所預約健康檢查」；「專案」應該變成「開啟文件並撰寫第一段」。若某項任務耗時不超過兩分鐘，則應立即完成，不必寫進系統。若任務需委派他人，則記入「等待清單」。若是未來才想執行的夢想，則放入「未來/也許清單」。

完成釐清後，任務進入「組織」（Organize）階段，依性質分配至對應清單：可立即執行的進入「下一步行動清單」，需要多步驟的納入「專案清單」，每個專案必須至少對應一個下一步行動，否則它不會推進。Allen 也建議依情境分類，例如「電話類」、「電腦類」、「在家類」，讓你在任何當下環境中都能快速找到能做的事。最後的「回顧」（Review）步驟則每週執行一次，重新審視所有清單、確認專案有進展、跟進等待中的事項、淘汰不再重要的想法。Allen 強調，若跳過回顧，大腦會對系統失去信任，再度開始自行記憶任務，壓力因此捲土重來。唯有定期回顧，大腦才能持續相信「一切都在掌控之中」，進而維持 Allen 所追求的終極狀態——「如水之心」（mind like water）：清澈、平靜、反應敏銳。

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